Zakupu i wdrożenia systemu Intranetowego - krok po kroku, cz. 2

1. Intranet

- co to jest, dla kogo, w jakim miejscu?

 

1.1. Jako wydajne narzędzie

  • narzędzie kształtowania kultury organizacyjnej – umożliwia prowadzenie polityki firmy; zapewnia praktyczną realizację procedur firmowych oraz zbudowanie platformy komunikacji między pracownikami i zorganizowanie pracy
  • narzędzia organizacji pracy – umożliwiające przedsiębiorstwom efektywne zarządzanie informacją, zasobami, komunikacją i procesami biznesowymi
  • informatyczna sieć komputerowa – łącząca komputery osobiste firmy lub instytucji oparta na protokole komunikacyjnym i architekturze klient-serwer

1.2. Narzędzie do zarządzania

  • zarządzania komunikacją - wewnętrzna poczta elektroniczna, system powiadomień SMS, umożliwienie dostępu do informacji poprzez urządzenia mobilne klasy PDA, wypowiadanie się na forach dyskusyjnych
  • zarządzania zasobami - pełna kontrola nad zasobami firmy, systemy rejestracji i ewidencji wykorzystania zasobów
  • zarządzania projektami - od etapu planowania po koniec projektu jego uczestnicy dostają narzędzie pozwalające na bieżąco monitorować i organizować pracę projektową
  • zarządzania relacjami z klientami CRM – rejestracje kontaktów z klientami, prowadzenie elektronicznej bazy danych o klientach, prowadzenie analiz i archiwizowanie dokumentów oraz korespondencji z klientami
  • zarządzania szkoleniami dla pracowników i klientów – materiały szkoleniowe, prowadzenie elektronicznych testów sprawdzających wiedzę, stworzenie bazy wiedzy
  • zarządzania obiegiem dokumentów – umożliwia wyeliminowanie tradycyjnej ścieżki obiegu dokumentów, daje możliwość archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej, pozwala dokonywać rejestracji zamian dokonywanych w dokumentach i przeprowadzanie elektronicznej akceptacji dokumentów
  • zarządzania aktami pracowników – daje możliwość prowadzanie elektronicznego repozytorium teczek pracowniczych, możliwa jest integracja z systemami kadrowo-płacowymi
  • zarządzania urlopami i nieobecnościami pracowników – uproszczenie procedur i organizacja procesu akceptacji wniosków urlopowych za pomocą elektronicznych formularzy
  • zarządzania procedurami ISO - organizacja może przenieść obsługę procedur norm ISO do INTRANETU
  • zarządzania specyficznymi procesami w danej organizacji – możliwe jest stworzenie dedykowanego modułu INTRANETOWEGO dopasowanego do potrzeb firmy

 

1.3. Jako narzędzie dla działów

  • dział personalny (HR) - do zarządzania aktami pracowników, do kreowania polityki personalnej firmy
  • dział PR – do publikowania efektów swojej pracy, do kreowania polityki korporacyjnej firmy i budowania zaangażowania pracowników w cele firmy
  • dział administracyjny – zarządzanie zasobami, gospodarką zamówień wewnętrznych, do organizacji czasu pracy
  • dział obsługi klienta – do zarządzania kontaktami z klientami, do archiwizacji dokumentacji i umów zawieranych z klientami, do przeprowadzania analiz kontaktów z klientami
  • zespoły projektowe – zarządzanie projektami i przepływem informacji pomiędzy pracownikami zaangażowanymi w dany projekt
  • inne działy firmy – realizacja procedur i procesów specyficznych dla działów firmy

 

2. Wdrożenie

Decyzja o wdrożeniu Intranetu jest kolejnym krokiem myślenia o użytkowaniu tego typu oprogramowania. Na tym etapie odbiorca ma lub powinien już mieć wiedzę o dostępnych rynku rozwiązaniach tego typu, ich możliwościach, a w szczególności całkowitych kosztach zakupu. Niezwykle ważnym elementem na tym etapie jest posiadanie wiedzy na temat oczekiwań wszystkich potencjalnych użytkowników systemu, jak również zarysowanie wszystkich procesów biznesowych łącznie z określeniem wszystkich priorytetów.

Podczas określania wymagań należy zwrócić uwagę na posiadane możliwości techniczne, przeanalizować isntniejące w organizacji, czy w firmie rozwiązania informatycznej, zapoznać się z możliwościami sprzętowo-programowymi. W przypadku braku możliwości do przeprowadzenia tych działań we własnym zakresie istnieje możliwość zlecenia tych prac dostawcy systemu Intranetowego, których przeprowadzić gruntowny i szczegółowy audyt komunikacyjny organizacji/firmy.

 

3. Dostosowanie funkcjonalości systemu

Na tym etapie należy mieć na względzie, że dobór funkcji wchodzących w skład systemu Intranetowego ma docelowo po ich wdrożeniu przynieść korzyści potencjalnym użytkownikom. Właściwy dobór tych funkcjonalności w przyszłości będzie procentował przede wszystkim w postaci wydajniejszej i dokładniejszej komunikacji jak również ogólnie pojętej kulturze pracy przy wykorzystaniu systemu Intranetowego. Błędnie dobrane funkcje w konsekwencji doprowadzą jedynie do zniechęcenia użytkownika, a to może jedynie oznaczać, że inwestycja w nowe rozwiązanie informatyczne zakończyła się niepowodzeniem.

 

Jakie są najważniejsze elementy przy wyborze dostawcy systemu Intranetowego.

  • Oferowana funkcjonalność systemu - zaleca się, aby była zgodna z głównym wymaganiami zamawiającego,
  • Elastyczność i modułowość systemu - czy system spełnia te wymagania. Element bardzo istotny w kontekście gotowości do wdrażania nowych funkcji oraz modyfikacji istniejących,
  • Zdolność systemu do jego kastomizacji,
  • Możliwie duża zdolność systemu do integracji z zewnętrznymi systemami, działającymi u zamawiającego.

 

4. Instalacja i uruchomienie systemu

Ostatni i zarazem najtrudniejszy etap całego procesu wdrożenia nowego rozwiązania informatycznego. Na tym etapie niezbędne jest zaangażowanie obydwu stron biorących udział w tym procesie. Należy mieć świadomość, że pojawienie się w organizacji/firmie nowego rozwiązania informatycznego, a w tym przypadku systemu Intranetowego musi i powinno być traktowane, jako punkt zerowy startu tego systemu. Cały proces uruchomienia systemu w różnych organizacjach/firmach z różnych przyczyn może się przeciągać. Ważne jest, żeby świadomość realnych powodów tego faktu. Dlatego tak ważne jest właściwe przygotowanie się do tej fazy wdrożenia, i to w kontekście zapewnienia odpowiednich zasobów ludzkich (zespół wdrożeniowy) po stronie zamawiającego, jak i również przygotowania spójnych danych, które docelowo mają znaleźć się w nowym systemie.